L'ufficio economato in un comune è responsabile della gestione delle forniture, degli acquisti e della contabilità materiale dell'ente. Si occupa delle attività amministrative e operative legate alla gestione delle risorse materiali necessarie per il funzionamento quotidiano dell'amministrazione comunale. Le principali funzioni e compiti dell'ufficio economato sono:
- Gestione degli acquisti: L'ufficio si occupa di procurare beni e servizi necessari per il funzionamento degli uffici comunali (cancelleria, mobili, attrezzature informatiche, materiale di consumo, ecc.). Monitora le esigenze degli uffici e avvia le procedure di acquisto in conformità alle normative sugli appalti pubblici.
- Stoccaggio e distribuzione dei beni: L'economato si occupa del magazzinaggio delle forniture e della distribuzione interna del materiale richiesto dai vari uffici del comune. Mantiene un inventario aggiornato del materiale disponibile e delle scorte.
- Gestione dei contratti di fornitura: Supervisiona e gestisce i contratti con i fornitori di beni e servizi, assicurando che siano rispettati i termini contrattuali, la qualità dei prodotti e le tempistiche di consegna.
- Contabilità materiale: L'ufficio tiene traccia dei beni mobili del comune (arredi, attrezzature, veicoli, ecc.) attraverso un inventario patrimoniale. Registra i movimenti dei beni, dalla loro acquisizione alla dismissione, e ne monitora lo stato d'uso e la collocazione.
- Pagamenti e rendicontazione: Gestisce i pagamenti relativi agli acquisti di beni e servizi. Cura anche la documentazione amministrativa e contabile legata alle spese e alle entrate dell'ufficio.
- Procedure di gara per piccoli acquisti: L'ufficio economato, nei limiti previsti dalle normative, gestisce le procedure di acquisto diretto o gare per piccoli importi, coordinandosi con l'area economico-finanziaria e gli altri uffici coinvolti.
- Gestione dei beni dismessi: Si occupa della dismissione dei beni non più utilizzabili o obsoleti, seguendo le procedure previste per la cessione o lo smaltimento corretto.
- Supporto agli eventi e attività istituzionali: Fornisce il materiale e l'attrezzatura necessaria per eventi, cerimonie o altre attività istituzionali organizzate dal comune, come ad esempio bandiere, addobbi o strumenti tecnici.
- Cassa economale: L'economato può gestire la cosiddetta "cassa economale", un fondo cassa destinato alle spese minute e urgenti. Questa cassa è utilizzata per pagare piccoli acquisti o servizi che non richiedono procedure di appalto.
- Manutenzione delle attrezzature: Monitora lo stato delle attrezzature utilizzate negli uffici comunali e si occupa delle piccole riparazioni o della sostituzione di quelle non funzionanti, garantendo la continuità operativa.
In sintesi, l'ufficio economato è un punto di riferimento per la gestione efficiente delle risorse materiali del comune, assicurando che gli uffici abbiano ciò che serve per operare in modo regolare e che tutte le procedure di approvvigionamento siano svolte nel rispetto delle normative e in modo trasparente.